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代理机构该如何编制物业管理服务招标文件?

日期:2018-08-14

        近几年,全国范围内政府采购服务类采购比重上升明显。据财政部统计,2016年服务类采购规模为10219.3亿元,较上年增加1516.9亿元,增长45.4%,占全国政府采购同口径规模的18.9%,较上年提高3个百分点。

 

        目前,多个省市已将物业管理服务列入政府集中采购目录,物业管理服务采购在服务类采购中占有的比例越来越大。

 

        由于物业管理服务项目具有一定的特殊性,因此,招标代理机构在编制招标文件时把握好如下几个关键环节是非常必要的 。
 

01

禁止物业资质作为资格条件

 

        住房和城乡建设部办公厅关于做好取消物业服务企业资质核定相关工作的通知(建办房[2017]75号)明确今后将不再受理物业服务企业资质审定申请和资质变更、更换、补证申请。也就是说,以往由政府部门主导的物业服务企业资质核定工作就此取消了。因此,已取消的物业资质不能再作为供应商的资格条件或者实质性条款了,已取消的物业资质也不易作为加分项。

 

 

02

合理确定是否专门面向中小企业采购

 

        招标代理机构应与采购人沟通,合理选择物业服务项目资格条件是面向中小企业采购还是面向所有各类供应商采购?依据财政部 、工业和信息化部印发的《政府采购促进中小企业发展暂行办法》的通知 (财库[2011]181号),如果非专门面向中小企业的项目,存在对小型和微型企业产品的价格给予6%-10%的扣除问题,如果专门面向中小企业的项目,就不存在对小型和微型企业产品的价格给予6%-10%的扣除问题。

 

        一般来讲,如果采购人倾向于选择中小型企业,资格条件应当设定专门面向中小企业采购,也符合国家产业政策。如果采购人倾向于选择大型企业,可以选择面向大、中、小、微型等各类供应商采购,但应当明确给予小型和微型企业产品的价格给予6%-10%的价格折扣优惠。

 

 

03

评委人数依三年总采购金额确定

 

        对于一般的采购项目来说,基本都是一年一招,其采购金额自然就是当年度的预算金额。但对于采用一次招标三年沿用、分三个年度分别签订合同的方式实施的物业管理采购项目,其项目采购额又该如何认定呢?

 

        物业管理项目虽采用一次性招标,招标的数量是第一年的,投标人的投标总价也是第一年的,但由于这一次招标决定了以后三年的量和预算,财政预算一年一预算,后两年的预算还没有下来,属于提前启动,中标供应商的既得利益是3年的合同。因此,真正的采购金额(虚拟)应当是三年的预算总金额。依据《政府采购货物和服务招标投标管理办法》(财政部令87号)第四十七条规定,如果预算总采购金额超过1000万元的,评标委员会成员人数应当为7人以上单数,否则为5人以上单数。

 

 

04

合理设定评标办法

 

?首先,评标办法重在物业管理单位的服务能力。

 

        物业管理项目招标采购的标的是"服务",其与一般的货物、设备或工程等招标的最大区别表现在:物业单位不承担物质生产任务,只是受采购人的委托,依据国家有关法律、法规对项目提供保洁,设备维护、环境卫生,安全等服务。

 

        鉴于以上特性,选择物业服务中标人的基本原则是"基于团队能力和项目经理的选择"。服务工作完成得好还是不好,不仅依赖于执行物业业务是否遵循了规范化的管理程序和方法,还取决于参与物业管理工作具体人员的业务专长、经验、判断能力、创新想象力,以及风险意识等。因此,对物业公司的选择很大程度上是取决于整体服务方案策划及实施方案、项目管理组织架构及管理制度、项目人员配置、项目经理能力等,这些因素应当成为物业服务采购项目评审的重点,因此设定评标办法时应当考虑以上因素。

 

?其次,只重报价会得不偿失。

 

        一般的货物、设备或工程等招标时,选择中标人的原则是:在技术上达到需求标准的前提下,主要考虑价格的竞争性。而物业管理业务不直接产出新的物质成果或信息成果,物业服务工作是智力服务。物业招标中把物业单位的服务能力放在第一位,物业单位如能提供高质量的服务,往往能使采购人获得节约项目投资的效益,因此如过多考虑报价因素将得不偿失,依据《政府采购货物和服务招标投标管理办法》(财政部令87号)第五十五条,最低报价分不低于10分,在实际操作中,报价分值不宜过高,一般报价分宜控制为10-20分,适当弱化报价的权重。

 

        选择物业管理单位时,鼓励的主要是能力竞争,而不是价格竞争。如果对物业单位的服务能力不给予足够重视,只依据报价高低确定中标人,就忽视了高质量的服务。因此,物业招标评审时以技术和人员素质为主,不以最低价格为主要定标的标准,这是与一般的货物、设备或工程等招标项目的评标因素最大的不同。

 

?第三,要合理设定业绩加分项。

 

        在具体操作中,不宜以业绩作为资格条件或门槛,限制投标人进入政府采购市场。理论上讲,政府采购不应过分追求投标人的业绩,但对于服务采购,业绩通常是一个加分因素。这主要是因为服务项目不直接产出新的物质成果或信息成果,是一种人的服务,而人的服务好坏,大多取决于服务人员的经验和经历,因此将业绩作为加分项,有助于采购到高质量的服务。

 

        实际操作中,对投标人的相关业绩情况进行科学合理的考查,可以更直观地反映出投标人在经营销售状况和项目实施能力等方面的差异,有助于形成公平合理的评标结论。但业绩加分不宜过高,可以控制在3-5分左右,如果业绩加分过大,势必造成有过度扩大业绩的倾向,对新成立的公司不公平。

 

        《政府采购法实施条例》对可作为加分条件和中标条件的业绩、奖项做出了明确限制。该条例第二十条第(四)款规定:“以特定行政区域或者特定行业的业绩、奖项作为加分条件或者中标、成交条件的”属于以不合理的条件对供应商实行差别待遇或者歧视待遇。笔者认为,该条规定并非禁止类似业绩作为加分条件,而是禁止以特定行政区域或者特定行业的业绩作为加分条件,其目的是为了打破地区封锁,形成全国统一开放的市场。笔者的理解是:类似业绩要求不能加上行政区域或行业的名称,比如在招标文件中的业绩要求中不能限制在上海市范围内或在某一行业内等等。 需要强调的是,只有在投标时递交了符合要求的业绩证明才可以在评标时被加分。

 

?第四,评标办法中宜明确哪些为客观分

 

        在制定技术分评定办法或标准时,为提高评审效率和评审更加客观公正,评标办法宜客观分和主观分互相补充和搭配,而且宜在招标文件中明确哪些评审项目为客观分。客观分的评分可以讨论,每个评委的打分必须一致。物业服务项目中,报价得分、投标文件编制、项目经理、人员配置、近3年以来类似项目业绩、通过质量管理体系认证等情况可以明确为客观分。

 

 

05

采购需求宜明确最低人员配置要求

 

        任何采购都产生于采购人的采购需求,采购需求填报是关键环节。对于物业服务项目的采购人来讲,应该清楚地知道自己独特的物业服务采购需求:需要物业服务的内容、需要多少人员配备、物业服务的要求等等。采购人的采购需求是物业服务采购文件的核心部分,也是非常关键的一环。

 

        有些采购人的需求内容颇多,但遗漏了最为重要的内容,如没有在需求中明确最低人员配置要求和配置明细表,没有明确项目经理、保洁、保安、维保、会务等人员的人数和具体要求等。笔者认为,服务项目本质上招的就是团队和人,如果没有这些重要的要求,又如何去采购和合理报价呢?

 

 

06

招标文件宜明确专项服务外包要求

 

        服务中有些专项可以外包,招标文件中应当明确专项服务外包要求,杜绝中标人随意分包现象发生。

 

        一般来讲,可以在招标文件中明确:1、投标人可以将物业管理服务合同中的专项服务事项委托给专业性服务企业,但不得将物业管理服务合同约定的全部事项一并委托给他人。2、在投标时已经确定有委托专项服务事项的,投标人应当在投标文件中说明;投标文件中未说明有委托专项服务事项的,中标后一律不得再委托专项服务。3、大型企业向中小企业分包的金额,可计入面向中小企业采购的统计数额。